Table ronde: il s’agit maintenant de réduire la bureaucratie
Les choses ont bien évolué depuis la dernière mise à jour relative à la table ronde de l’asmac en octobre 2023, en particulier dans le domaine de la bureaucratie. Pour trouver des exemples concrets montrant l’impact de la charge administrative et identifier les domaines où la contrainte est la plus forte, nous avons, à la demande des participants à la table ronde, réalisé à la fin de l’été 2023 un sondage parmi les membres de l’asmac. L’analyse des quelque 700 réponses – comprenant une grande quantité de texte qu’il a fallu coder – a été fastidieuse, mais fructueuse.
La répartition des personnes interrogées était représentative des membres de l’asmac: les principaux groupes étaient les médecins-assistant(e)s avec près de 50%, les chef(fe)s de clinique (25%) et les médecins adjoints et indépendants avec chacun environ 8%. 17% ont répondu oui à la question introductive «Devez-vous régulièrement utiliser un télécopieur?». Après les rires que le fax a suscités pendant la pandémie, on aurait pu s’attendre à un chiffre encore plus important, même si l’on peut considérer que 17%, en 2023, reste une proportion très élevée.
Les principaux problèmes se situent cependant ailleurs. De nombreux exemples de surcharge administrative cités par les personnes interrogées sont imputables à des systèmes d’information clinique (SIC) mal conçus et/ou à des systèmes incompatibles avec d’autres systèmes internes ou externes. Un exemple typique:
«Révision de listes de diagnostics: les différents services utilisent différents formatages pour les diagnostics […] et le degré de détail des listes de diagnostics varie également. […] Si nous voyons ces patients, les diagnostics non cardiologiques devraient aussi être mentionnés, mais de manière abrégée et selon le format habituel utilisé dans notre service, ce qui demande un temps considérable.»
De tels exemples de systèmes incompatibles ou de processus internes inefficaces ont été très souvent cités. La même chose vaut pour les plans de médication saisis deux ou trois fois. La situation est la suivante lorsque des systèmes externes sont impliqués:
«La médication préexistante doit être reportée individuellement dans le SIC, étant donné que les lettres d’assignation ne sont pas compatibles avec le logiciel clinique. Elles sont scannées manuellement comme images et sont sauvegardées avec des noms de fichier hétérogènes. Cela entrave la recherche des fichiers et ne permet pas de copier le texte.»
Les demandes de précisions des caisses-maladie sont un autre facteur chronophage. Environ 26% des personnes interrogées passent entre deux et quatre heures par semaine à y répondre. Près de 7% y consacrent même plus de quatre heures. Dans ce domaine aussi, une partie du problème s’explique par les lacunes en matière de numérisation:
«Les rapports et demandes des caisses-maladie sont bien trop souvent envoyés sur papier au lieu d’un PDF modifiable.»
La semaine dernière, nous avons pu présenter les résultats du sondage aux représentant(e)s de l’OFSP, de la CDS, de l’association des hôpitaux H+, de la FMH et de eHealth Suisse. Nous avons discuté avec eux des options envisageables pour améliorer la situation. Nous aurions souhaité que les associations des assureurs-maladie soient également présentes. Elles ont malheureusement décliné l’invitation au dialogue.
Soutenir le DPE et la Digisanté
Mais même sans les assureurs-maladie, nous avons pu faire avancer les choses. Nous allons donc poursuivre la réflexion sur les points suivants:
Malgré tous ses défauts, le dossier électronique du patient (DEP) peut apporter une contribution importante pour résoudre, du moins en partie, les problèmes relevés dans le sondage. L’asmac va donc continuer de s’impliquer de manière constructive dans le développement du DEP et se tenir à disposition des autorités en tant qu’interlocuteur. La même chose vaut pour le programme Digisanté avec lequel la Confédération entend promouvoir la numérisation du système de santé. Digisanté sera discuté au Parlement dans le courant de cette année. Ici aussi, l’asmac soutient les efforts de la Confédération.
A la recherche des exemples de succès
L’asmac cherche des success-stories et exemples positifs de processus de numérisation et de réduction de la bureaucratie réussis qu’elle diffuse sur ses propres canaux et sur des canaux externes. Il s’agit, d’une part, d’identifier les success-stories dans une nouvelle collecte de données et, d’autre part, d’en obtenir par le biais de eHealth Suisse. Pour la Rose d’hôpital asmac de cette année, il est prévu de nommer des cliniques et hôpitaux qui se sont montrés particulièrement innovants en matière de numérisation et d’optimisation des processus. Nous espérons trouver par ce biais d’autres exemples positifs susceptibles de servir d’exemples à suivre.
Avec ces exemples positifs et success-stories, nous voulons montrer aux hôpitaux qu’il existe un potentiel d’économie et qu’à moyen terme, il vaut la peine d’investir dans la numérisation et l’optimisation des processus.
Nous lancerons en temps voulu une nouvelle invitation au dialogue dans le cadre d’une table ronde pour garder à bord tous les acteurs impliqués et leur rappeler leurs responsabilités. La charge administrative est un élément clé, en particulier pour la réduction de la durée de travail qui ne pourra pas être obtenue sans une diminution de la bureaucratie et une optimisation des processus.