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Plus de médecine et moins de bureaucratie!

L’ordinateur remplace le patient

Quand l’ordinateur remplace le patient: c’est la réalité dans les hôpitaux suisses. Notamment les jeunes médecins passent aujourd’hui plus de temps au bureau qu’au chevet du malade. Ça suffit, dit l’asmac. Avec la campagne «Plus de médecine et moins de bureaucratie!» et le manuel qui l’accompagne, elle propose des solutions – constructives et concrètes.

La campagne «Plus de médecine et moins de bureaucratie!» a été lancée en août 2017. Dans un premier temps, elle s’adressait en particulier aux hôpitaux et établissements de formation postgraduée. L’objectif était de les sensibiliser sur le sujet. Une brochure expliquait comment réduire le travail administratif, au bénéfice des patients et également des finances. Car moins d’administration signifie moins de coûts. De plus, un jeu de l’échelle illustrait avec une pincée d’humour la course aux obstacles bureaucratiques des médecins sur leur chemin au chevet du malade.

Les solutions étaient au centre de la deuxième vague de la campagne qui démarre en septembre 2018. L’asmac avait sélectionné trois hôpitaux, entre autre l’Hôpital cantonal d’Aarau, pour montrer concrètement ce qu’ils font et surtout ce que l’on peut faire. Une manifestation d’information a eu lieu au Palais fédéral pendant la session d’automne. Précisément là, où l’on prend les décisions qui font souvent augmenter la charge bureaucratique.

Au cours de la troisième étape, l’asmac a élaboré un manuel basé sur les expériences de deux projets pilotes dans l’Hôpital cantonal d’Aarau et en canton Fribourg. Celui-ci fournit des propositions d’action concrètes sur la manière de mener avec succès un projet de réduction de la bureaucratie. Il s’agit probablement du moyen le plus simple d’augmenter l’efficacité d’un hôpital tout en améliorant la satisfaction au travail des médecins et la qualité des soins. Il s’agit d’un outil accessible à tous qui permet de réduire efficacement la bureaucratie. L’asmac soutient également directement chaque projet mené par ses membres.

Manuel «Plus de médecine et moins de bureaucratie!»

Le manuel se compose de neuf documents. Ceux-ci servent de base au processus de projet ; chacun d’entre eux couvre une partie différente du processus global, qui ne comporte essentiellement que quatre étapes. Pour commencer, il est recommandé de lire le manuel et de survoler brièvement tous les documents.. :

  1. Le manuel : celui-ci décrit le contexte, la situation initiale et le déroulement du processus et indique la procédure générale à suivre.
  2. Le concept : le concept explique l’idée de base, la procédure et l’organisation du projet et est présenté avant toute chose à l’hôpital. A cette occasion, une direction de projet devrait être définie ensemble.
  3. Le questionnaire de la situation actuelle : ce questionnaire permet de saisir la situation actuelle et de recueillir des propositions de solutions et le potentiel d’optimisation. Il s’adresse aux médecins.
  4. L’évaluation de la situation actuelle : sur la base du questionnaire, l’évaluation montre l’ampleur du problème sous forme de graphiques et de tableaux.
  5. La présentation de l’analyse de la situation : cette analyse permet de présenter la situation initiale détaillée et de mettre en évidence le potentiel d’amélioration dans différents domaines.
  6. L’atelier : pendant l’atelier, des idées sont élaborées pour aborder les problèmes.
  7. La recueil d’idées : dans le recueil d’idées, les idées recueillies sont traitées sous forme de fiches de projet concrètes.
  8. Le questionnaire mesure des résultats: cette questionnaire permet de mesurer, après la mise en œuvre des premières mesures, si les changements ont porté leurs fruits et de recueillir des retours d’information.
  9. L’évaluation mesure des résultats: avec les réponses à l’enquête, les résultats sont présentés sous forme de graphiques et de tableaux.
  10. La conclusion du projet : à la fin, les résultats du projet sont présentés.

Conseil et contact

Lancer et mener un tel projet dans un hôpital n’est pas si simple. Le manuel a été rédigé sur la base de deux exemples pratiques accompagnés par l’asmac. Pourtant, chaque hôpital est différent et de nouvelles questions et difficultés peuvent surgir partout.

Les membres de la vsao souhaitent réaliser un projet «Plus de médecine et moins de bureaucratie!»  obtiennent un conseil professionnel gratuit d’une demi-heure. Même si vous n’avez que quelques petites questions et incertitudes, nous nous réjouissons de votre prise de contact via .

Solutions, faits et chiffres

Si, on peut faire quelque chose! Souvent, il suffit de peu de choses pour améliorer considérablement la situation. L’asmac s’engage pour que ces exemples, et d’autres, fassent école.

 

Stimulé par la campagne, un groupe de travail sur le thème «Plus de médecine et moins de bureaucratie!» a été mis en place au début 2018. Réorganisé, le secrétariat du département de médecine interne reprend progressivement des tâches supplémentaires. Par exemple, pour les textes dictés: la collaboratrice vérifie les rapports médicaux dictés. Si nécessaire, elle appelle le médecin de famille des patients pour obtenir des informations complémentaires. Les jeunes médecins sont ainsi déchargés de contraintes, et pour l’équipe du secrétariat, les tâches deviennent plus intéressantes.

 

«Reduce to the max» est le nom d’un groupe de travail du service de médecine. Il récolte régulièrement des propositions d’amélioration parmi les médecins-assistants et examine leur faisabilité. Puis, les mesures mises en œuvre sont contrôlées. Une nouveauté qui a fait ses preuves: la médecin-assistante peut se faire envoyer les documents demandés par e-mail au secrétariat. Là-bas, ils sont directement enregistrés dans le système informatique du service, sans détour par le médecin.

De plus, l’hôpital dispose de coaches spéciaux pour le suivi des patients: des infirmières diplômées qui planifient la sortie du patient, coordonnent les entretiens et assurent le flux des informations. Les coaches travaillent avec les médecins-assistantes dans le service. Cela garantit un contact et un échange étroit, aussi lors de la visite du médecin-chef, et pour les décisions. De plus, le service organise des cercles de qualité pour traiter des projets de façon interdisciplinaire et les présenter à tous les collaborateurs. On citera par exemple la simplification des ordonnances et la saisie des médicaments lors de l’entrée à l’hôpital.

Aux Grisons, on a fait analyser le temps de passage pour l’établissement des rapports en chirurgie, gynécologie et obstétrique. Résultat: il a fallu 13,5 jours jusqu’à la validation d’un rapport de sortie, alors que 40 minutes ont suffi à sa rédaction. Les innombrables interfaces, demandes de précisions et les autorisations, contrôles et corrections sont les éléments frappants qui sont ressortis de l’analyse effectuée par l’entreprise Leancom Sàrl.

C’est pourquoi l’hôpital a visualisé les cheminements, enregistré les flux d’informations, compté les effectifs et observé le travail. La solution n’a ensuite requis ni projet informatique ni nouveau système. La simplicité a été privilégiée par l’acquisition de nouveaux dictaphones numériques, et les collaborateurs utilisent plus efficacement et judicieusement l’infrastructure. De plus, ils profitent de la simplification des déroulements et de la réduction du nombre d’interfaces.

Pour que les médecins-assistant.e.s se concentrent davantage sur les intérêts médicaux des patient.e.s plutôt que sur les tâches administratives, dans l’esprit de la campagne «Plus de médecine et moins de bureaucratie», le groupe de travail de l’hôpital cantonal d’Aarau a redéfini et introduit, en étroite collaboration avec le secrétariat du service, le domaine d’activité des secrétaires du service. L’augmentation du nombre d’écoles utilisant le système de dictée interne, la prise en charge d’activités administratives telles que la collecte de rapports et de résultats, la rédaction d’historiques et de rapports dictés, la coordination de la rééducation et des rendez-vous ambulatoires après la sortie, ainsi que la remise du téléphone pendant la visite, ont permis de décharger le corps médical et de renforcer la bonne collaboration avec le secrétariat du service.

A l’hôpital Linth, une restructuration du personnel a permis d’alléger la charge de travail des médecins-assistants. Des assistants médicaux d’unité de soins (MSA) ont été introduits. Après une phase pilote initiale, ils ont été introduits dans toutes les unités de soins et les expériences sont positives.

Les MSA se situent à l’interface entre les médecins, les soins et l’administration et déchargent le personnel de ses tâches. Sur délégation du corps médical, ils se chargent de différentes tâches administratives et de documentation, comme la vérification des rapports d’admission, la commande de documents et la documentation dans le système hospitalier. Les médecins ont ainsi pu économiser environ 30 à 40 minutes par jour et passer plus de temps auprès des patients. De plus, les médecins apprennent à déléguer des tâches qui ne font pas partie de leur activité principale. Vous trouverez de plus amples informations dans la fiche d’information (en allemand).

  • Hôpital Insel Berne, médecine interne générale: les coordinatrices des soins sont au chevet du malade, accompagnent la visite et enregistrent directement les ordres des médecins.
  • Hôpitaux universitaires de Genève (HUG), pédiatrie: dictée numérique/reconnaissance vocale.
  • Hôpital Zollikerberg: anamnèse interprofessionnelle (en allemand) – les médecins et le personnel soignant utilisent une plateforme commune pour les données des patients. Cela permet d’éviter les examens multiples et de prévenir les lacunes de connaissances.
  • Hôpital cantonal des Grisons, service des urgences: avec le logiciel sublimd (en allemand), les antécédents médicaux ne sont saisis qu’une seule fois et sont à tout moment accessibles pour le personnel médical. Cela réduit le temps passé derrière le bureau – au bénéfice des patients.
  • Hôpital Tiefenau Berne, clinique d’orthopédie: les experts cliniques (en allemand) déchargent les médecins-assistant(e)s de tâches routinières telles que l’inscription des patients et la prise de rendez-vous. Dans un deuxième temps, il est prévu d’également intégrer des tâches médicales dans le cahier des charges.
  • Hôpital des bourgeois de Soleure, service des urgences chirurgicales: les Medical Scribes (en allemand) sont des étudiants en médecine à partir de la troisième année de formation qui accompagnent les médecins-assistant(e)s dans leur travail pendant les heures creuses. Ceux-ci peuvent déléguer à leurs «copistes» des tâches telles que la documentation de l’entretien médecin-patient.
  • L’Hôpital cantonal de Lucerne, département interne de gestion des rapports et demandes (en allemand): il traite les demandes médicales des assurances-maladie et de l’assurance-accidents, complémentaire et invalidité. Cela permet de traiter plus de 50’000 cas par année.
  • Hôpital de l’île Berne, centre des urgences: ecare est un logiciel informatique convivial et efficace qui inclut plusieurs fonctionnalités – par exemple un outil de scannage ou une fonction dictée pour tous les ordinateurs. Par ailleurs, il fait l’objet d’un développement continuel.

Il n’est pas gratuit d’affirmer que les médecins consacrent trop de temps à la bureaucratie. Des études prouvent cette tendance, et ses conséquences, par des faits et chiffres. Une sélection.

Suisse

Sondage asmac: 1. sondage sur la bureaucratie et l’administration dans les hôpitaux
asmac, automne 2023

Etude: les tâches administratives dans les hôpitaux
(sur mandat de la FMH)
gfs.bern, 2019

Arbeitsbelastung der Assistenz- und Oberärztinnen und -ärzte: Mitgliederbefragung 2017
(Charge de travail des médecins-assistant(e)s et chef(fe)s de clinique: sondage auprès des membres 2017, en allemand)
Management Summary
(sur mandat de l’asmac)
DemoSCOPE, Adligenswil, 2017

D’abord les économies structurelles, avant les restrictions
Jürg Schlup, Bulletin des médecins suisses, 21 février 2018

Begleitstudie 2017 anlässlich der Einführung von SwissDRG, TARPSY und ST Reha
(Etude concomitante 2017 à l’occasion de l’introduction de SwissDRG, TARPSY et ST Reha, en allemand)
(sur mandat de la FMH)
gfs.bern, 2018

Evolution des conditions d’embauche
Thomas Eichenberger, Bulletin des médecins suisses, 4 octobre 2017

Assistenzärzte: 90 Minuten am Patientenbett
(Médecins-assistants: 90 minutes au chevet des patients, en allemand)
The “Rösti”-Study: a time motion study comparing the allocation of time of internal medicine residents in two Swiss hospitals
(en anglais)
Hôpitaux de Baden et de Lausanne, 2017

Allocation of Internal Medicine Resident Time in a Swiss Hospital:
A Time and Motion Study, the Médical Day (MeDay) Study

(en anglais)
Wenger Nathalie, Université de Lausanne, 2017

International

«Überlastung führt zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen»
(«Le surmenage nuit à la santé», en allemand)
MB-Monitor 2019, Marburger Bund, Berlin

Befragung junger Angestellter in Krankenhäusern — vorläufige Ergebnisse des Forschungsprojektes
(Enquête auprès de jeunes employés dans les hôpitaux – résultats préliminaires du projet de recherche, en allemand)
BGW-Forschung, Hamburg, 2018

Beyond Burnout — Redesigning Care to Restore Meaning and Sanity for Physicians
(en anglais)
Wright Alexi A./Katz Ingrid T., The New England Journal of Medicine, 25 janvier 2018