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Planification des services

Une planification intelligente est à l’avantage de tous

Nous épaulons les hôpitaux

La planification des services est déterminante pour de bonnes conditions de travail et le respect de la loi sur le travail. Elle exige cependant des connaissances juridiques approfondies. Celles-ci sont parfois insuffisantes dans les hôpitaux. Les services du personnel font face au même problème quand il s’agit des concilier les exigences du quotidien en clinique et le mode de travail des médecins.

C’est pourquoi nous avons lancé un conseil en matière de planification des services gratuit. Nous l’assurons avec des médecins expérimentés de notre association qui ont suivi une formation poussée dans le droit du travail. L’offre rencontre un vif intérêt de la part des hôpitaux, car les horaires de service qui respectent la durée maximale de travail et du repos apportent:

  • une sécurité accrue pour les patients,
  • une plus grande satisfaction des médecins avec leur situation de travail,
  • une meilleure compatibilité entre profession et vie privée,
  • moins de départs de médecins vers d’autres professions,
  • une attractivité et position de l’employeur renforcées sur le marché.

Et c’est comme ça qu’on fait

Nous nous rendons sur place pour améliorer la situation. Ce faisant, nous impliquons toutes les parties prenantes de l’hôpital. L’objectif est de trouver des solutions de manière objective et constructive. Finalement, le changement vient de l’intérieur: sur la base de la compréhension des problèmes par les personnes et services impliqués, ce qui facilite grandement l’acceptation des mesures prises.

Après le lancement à la fin 2014 avec la participation d’environ dix cliniques et hôpitaux, les demandes ont continuellement augmenté pour dépasser 20 demandes par année. Les conseils sont actuellement proposés par notre équipe de trois personnes à travers tout le pays. Au regard de ce succès, il est prévu de disposer à long terme de conseillers dans toutes les régions.

Notre méthode est-elle la bonne?

Après avoir bénéficié d’un conseil, les cliniques et hôpitaux ont la possibilité d’évaluer notre prestation. Sur une échelle de 1 (meilleure note) à 4, la satisfaction, la compétence du conseil et la communication obtiennent en moyenne des valeurs de 1,14 à 1,35 points. 75 pourcents rapportent que la planification des services s’est améliorée. Les effets positifs sont notamment perceptibles pour ce qui concerne le respect de la semaine de 50 heures, le nombre de jours de travail consécutifs et la compensation des services du week-end.

Questions et réponses

Vous souhaitez en savoir plus sur les problèmes liés à la planification des services et les solutions? Alors lisez la suite! Et si vous avez des questions à ce sujet: envoyez-nous un e-mail!

Combien de services peut-on accomplir à la suite? Selon quel principe procède-t-on au décompte? Un cas concret: 3 services de nuit le week-end (vendredi soir à lundi matin), ensuite lundi congé (pour dormir), ensuite 3 services du soir (mardi à jeudi), vendredi congé, ensuite deux services de jour le week-end, ensuite 4 nuits. Cela est-il conforme à la loi?

D’une part, il s’agit de respecter la limite d’au maximum 50 heures de travail par semaine. Cela concernerait également la semaine avant ces services où des jours de congé devraient d’ailleurs aussi être prévus. Dans le cas décrit, les 50 heures de la première semaine seraient dépassées pendant la première semaine pour la simple raison que le médecin travaille 6 jours sur 7 (le lundi n’est pas un jour de congé). Il faudrait pourtant que chaque semaine, deux jours restent (entièrement) libres.

La semaine de travail peut certes dépasser 5 jours, mais seulement à certaines conditions. Ainsi, en cas d’extension à 6 jours, il faudrait planifier un demi-jour de congé et respecter la limite des 50 heures. En cas d’extension à 7 jours, les jours de travail ne devraient pas dépasser 9 heures et il faudrait consécutivement accorder 83 heures de congé. La limite de 50 heures devrait alors être respectée dans un intervalle de deux semaines.

Par ailleurs, les règles relatives au repos doivent s’appliquer, ce qui peut être contrôlé sur la base de la longueur des services. Et pour finir, il n’est tout simplement pas recommandé d’élaborer un concept d’horaire de service sur la base d’un si grand nombre d’heures. Il vaut mieux planifier sur une base de 42 à 46 heures hebdomadaires, vu que ces services n’inclueraient dans les faits pas de temps réservé à la formation/formation postgraduée. Conclusion: la planification des services décrite dans la question ne serait donc pas conforme à la loi.

Est-il permis d’accomplir 7 jours de travail consécutifs de respectivement 9 heures, mais de bénéficier ensuite d’une semaine complète de congé?

La prolongation de la semaine de travail à 7 jours est possible à certaines conditions. Ainsi, la durée quotidienne du travail s’inscrivant dans le travail de jour et du soir ne doit pas excéder 9 heures et doit être suivie d’au minimum 83 heures consécutives de congé qui doivent être accordées immédiatement après le 7ème jour de travail. Dans certaines conditions, la durée quotidienne de travail pourrait être davantage prolongée pour le travail de nuit. Le cas décrit serait donc possible.

Il est cependant important de tenir également compte d’autres aspects. Par exemple du droit à la pause et à la considération de la pause comme temps de travail, si le collaborateur doit rester atteignable par téléphone ou sur place. Ou de la question de savoir sur la base de quelle durée hebdomadaire de travail ces deux semaines seraient imputées. Il vaudrait donc la peine d’approfondir ces questions.

Combien de nuits consécutives suis-je autorisé à travailler? 7 nuits sont-elles admises?

Les dispositions légales permettent de prolonger à 7 jours consécutifs aussi bien la durée du travail de jour et du soir que la durée du travail de nuit.

Pour le service de nuit, la durée quotidienne du travail ne doit pas dépasser 9 heures et doit se situer, y compris les pauses, dans un intervalle de 10 heures. Exception: si la durée de travail inclut en grande partie du temps de présence et qu’une possibilité de se reposer existe, un maximum de 10 heures dans un intervalle de 12 heures est admis.

La répartition des services souvent appliquée avec 7 services de nuit suivis de 7 jours de compensation est donc admise, à condition que les conditions décrites soient respectées.

Pour compenser les heures supplémentaires et les services du week-end, nous avons droit à des jours de compensation. Dorénavant, nous devons cependant être prêts à intervenir en l’espace de quelques heures pendant ces jours de congé si une autre médecin-assistante n’est pas en mesure de travailler. Cela est-il permis?

Non, probablement pas sous cette forme. Les jours de congé pour compenser les heures supplémentaires ou les services du week-end doivent être exempts d’obligations en faveur de l’employeur, faute de quoi ils ne peuvent pas être considérés comme des jours de congé. Les jours avec disponibilité à intervenir en l’espace de quelques heures sont des services de piquet. Ils doivent donc figurer comme tels dans l’horaire de service et être indemnisés en conséquence.

Quelle doit être la durée de l’interruption entre deux jours de travail pour qu’elle compte comme jour de congé (et pas comme jour de repos entre deux périodes de travail)? 24 heures suffisent-elles, p. ex. du vendredi à 7 heures (fin du service de nuit) au samedi à 7 heures (début du service suivant)?

Il n’est pas simple de répondre à cette question. La loi sur le travail parle en premier lieu de durée du repos entre deux périodes de travail. Les dispositions relatives au travail de nuit s’appliquent pour le travail de nuit. La durée du repos entre deux périodes de travail est généralement de 12 heures. Dans le cas présent, le début du travail le matin suivant respecterait cette condition.

On répondra probablement par non à la question de savoir si cette journée peut compter comme jour de congé, car 7 heures sont travaillées (plus le temps comptant comme supplément pour le travail de nuit). Par ailleurs, cette journée n’est pas un jour de repos compensatoire en lieu et place d’un service le week-end ou le dimanche. Il serait donc important d’analyser l’ensemble de l’horaire de service avant et après la période en question pour ce qui concerne la compatibilité avec la loi sur le travail et les autres règles éventuellement applicables dans l’hôpital concerné.

Notre service de jour a été réduit à 9,2 heures. Après déduction de la pause, nous travaillons donc 8,7 heures par jour. Les services du week-end (de jour et du soir) durent chacun 10 heures. Nous sommes sollicités un week-end sur deux pour effectuer un service sans pouvoir le compenser. Cette non-compensation est justifiée par le fait que nous ne travaillons jamais plus de 6 jours consécutifs et que la semaine de 50 heures est respectée sur deux semaines (5 x 8,7 h + 10 h + 5 x 8,7 h = 97 h sur deux semaines). Y a-t-il un nombre minimum de jours de congé par mois ou trimestre? Et si oui, les jours fériés comptent-ils également?

Il vaudrait la peine d’analyser concrètement cet horaire de service. Sinon, il est difficile d’émettre un avis à ce sujet. A première vue, il semble néanmoins que plusieurs dispositions de la loi sur le travail ne sont pas correctement appliquées:

  • La durée de la pause est apparemment de 30 minutes. La loi exige pourtant une pause d’une heure à partir d’une durée de travail de 9 heures. La pause peut cependant être divisée, mais doit durer au minimum 30 minutes consécutives.
  • Le travail du dimanche doit être compensé pendant la semaine précédente ou suivante et immédiatement après le temps de repos quotidien, par un repos compensatoire d’au moins 36 heures consécutives (cette règle ne s’applique pas pour les samedis).
  • Au moins 12 dimanches de congé doivent être accordés par année civile. Ils peuvent être répartis de manière inégale sur l’année. Il n’est donc en principe pas interdit de travailler un week-end sur deux, à condition que les compensations correspondantes soient accordées.
  • Les jours de vacances doivent être accordés en plus et indépendamment de ces réglementations et ne font pas partie des jours de repos/dimanches de congé.
  • La loi sur le travail ne cite pas de nombre concret ou minimum de jours de congé par mois ou trimestre. La définition du nombre de jours de congé résulte plus ou moins des nombreuses conditions de la loi sur le travail et de ses ordonnances. Une analyse de l’horaire de service montrerait si les dispositions légales sont respectées ou pas.

Est-il possible et légal de planifier plus de 50 heures de travail sur une semaine, si on compense la semaine suivante et que la durée de travail cumulée des deux semaines est inférieure à 100 heures?

Du point de vue de la loi sur le travail, la durée de travail est toujours considérée sur une base hebdomadaire. La durée maximale de travail de 50 heures doit donc être respectée sur une base hebdomadaire. Un dépassement par une durée de travail/de présence planifiée n’est pas possible, ni l’extension de la période d’observation à deux semaines.

Lors de la planification des services du week-end, la durée d’engagement prévue pour ces jours doit être compensée par du temps libre durant la même semaine. Si des services du week-end dont la durée dépasse un cinquième de la semaine de travail sont prévus, il faut planifier en conséquence plus d’un jour de compensation durant la même semaine ou la durée de travail quotidienne pendant la semaine doit être inférieure à un cinquième de la durée de travail hebdomadaire réglementaire. Cela veut dire que la durée totale planifiée de tous les engagements sur une semaine ne doit pas dépasser la durée maximale de travail.

Dans le droit du travail, il existe une exception concernant l’observation de la durée de travail sur une base hebdomadaire. Elle concerne la prolongation de la semaine de travail à 7 jours. Dans ce contexte, la durée maximale de travail ne doit exceptionnellement pas être dépassée sur une période de deux semaines. Il en résulte donc un maximum de 100 heures de travail pour les deux semaines. Cela n’entre cependant en considération que si les conditions pour la prolongation de la semaine de travail sont réunies: pour le travail de jour et du soir, la journée de travail ne doit p. ex. pas dépasser 9 heures et pour le travail de nuit, les règles du travail de nuit doivent être respectées.

Encore une information concernant la planification des services incluant le service de piquet: lors d’interventions dans le cadre du service de piquet, la durée maximale de travail peut être dépassée, étant donné qu’aucune intervention n’est planifiée à l’avance. Par contre, il n’est pas permis de masquer les heures de présence ou les engagements planifiés en les déclarant comme service de piquet. D’une manière générale, il est recommandé de tenir compte des heures de travail résultant potentiellement du service de piquet déjà lors de la planification pour que la durée maximale de travail puisse être respectée.

Est-il permis de planifier des horaires de travail dépassant la limite légale pour «compenser» d’éventuelles heures négatives accumulées préalablement?

La durée maximale de travail de 50 heures par semaine constitue la limite de ce qui peut être planifié comme durée de travail. Il n’est pas permis de planifier au-delà de cette limite. Cela signifie donc que le rattrapage des heures négatives par rapport à la durée de travail réglementaire ne peut être planifié que de façon très restreinte ou pas du tout. Ce sera le cas si la durée de travail réglementaire correspond à la durée maximale de travail autorisée par la loi. Inversement, le travail supplémentaire doit être compensé (ou payé) par un congé planifié de même durée.

D’une manière générale, la règle veut que les heures négatives par rapport à la durée de travail réglementaire, pour lesquelles la collaboratrice/le collaborateur n’est pas responsable, ne peuvent pas lui être imputées. Par ailleurs, une planification au-delà de la durée maximale de travail n’est pas autorisée.

Est-il légalement permis d’être affecté à 64 heures de travail en l’espace de six jours?

Oui, pour autant que ces six jours consécutifs ne soient pas planifiés sur une semaine de travail (lundi au dimanche), mais qu’ils soient répartis sur deux semaines. La condition est que la durée maximale de travail par semaine de travail et la durée maximale de travail par jour soient respectées.

J’ai suivi une formation postgraduée externe un samedi. Ce jour a été correctement mentionné comme jour de formation postgraduée dans l’horaire de service, mais le temps n’a pas été comptabilisé. Est-ce correct?

La formation postgraduée nécessaire à l’obtention du titre de spécialiste est considérée comme temps de travail pour les médecins-assistant(e)s, étant donné qu’ils y sont contraints par la loi – indépendamment du jour de la semaine. Si un jour de formation postgraduée explicite accordé dans ce cadre tombe sur un jour du week-end, il compte comme temps de travail. La même chose vaut pour la formation continue des chef(fe)s de clinique.

Le concept de service suivant est-il réalisable: service du soir 5 jours – service de nuit 7 jours – compensation 7 jours – service du soir 5 jours – service de nuit 7 jours – compensation 7 jours? Le service du soir dure de 14 à 22 heures, le service de nuit de 22 à 8 heures (week-end: 18 à 9 heures), et compensation signifie 7 jours complets d’absence. Le service de nuit dépasserait la norme légale, mais serait surcompensé par les 7 jours de repos.

Un tel concept d’horaire de service engendrerait plusieurs conflits avec la loi sur le travail et ne serait donc pas réalisable sous cette forme. Le nombre de jours de travail consécutifs serait trop élevé et le service de nuit le week-end durerait trop longtemps.

7 jours de service de nuit (d’au maximum 12 heures, incluant la durée du repos, le tout y compris la pause comme temps de travail, etc.) seraient admis et un système avec une semaine de congé après une semaine de nuit apporte de nombreux avantages. Si durant ces deux semaines, la durée de travail n’était que de 84 à 92 heures, suppléments pour travail de nuit inclus, cela conduirait dans la plupart des hôpitaux à une surcompensation. Mais ce nombre d’heures réduit pourrait être sans autres justifié, étant donné que les périodes de service de nuit n’incluent généralement pas de temps de formation postgraduée. A certaines conditions, le nombre de jours de travail maximal pourrait atteindre 7. Normalement, ces conditions ne peuvent toutefois pas être respectées, voir l’aide-mémoire du SECO sur l’application de la loi sur le travail dans les hôpitaux et cliniques.

Existe-t-il une directive ou des valeurs empiriques concernant le nombre d’équivalents plein temps (EPT) nécessaires pour assurer la permanence 24 heures sur 24 dans un service d’urgences?

Le nombre minimum d’EPT nécessaires peut être calculé comme suit: la couverture du piquet ou la présence d’un médecin sur 24 heures correspond à 365 x 24 h = 8’760 heures par année. A cela viennent s’ajouter les suppléments pour travail de nuit d’au moins 10 pour cent pendant les sept heures du travail de nuit. Souvent, le supplément accordé est plus élevé. Cela équivaut donc à au moins 255 h de plus. Le calcul inclut aussi les périodes de chevauchement. Pour le travail à trois équipes avec deux changements d’équipe par jour d’une demi-heure chacun, cela correspond à 730 heures de plus.

En résumé, un service d’urgences exploité 24 heures sur 24 requiert au minimum 10’000 heures de travail par année. En tenant compte des vacances, des jours fériés, de la formation postgraduée/continue, des absences pour maladie, service militaire, etc., un médecin fournira environ 44 semaines de travail productif par année, ce qui signifierait, suivant la durée hebdomadaire de travail, entre 1848 (42 heures/semaine) et 2200 heures (50 heures/semaine). Pour planifier le travail du service d’urgences, il faut se baser sur au maximum 46 heures, car il faut aussi tenir compte du fait que pendant le service, il n’est que difficilement possible de suivre de la formation postgraduée spécifique.

Dans le meilleur des cas, il faudrait donc, sur la base d’une semaine de 46 heures, environ 500 EPT pour assurer le fonctionnement du service d’urgences.

A l’heure actuelle, nous travaillons en trois équipes (journée: 7 h 30 à 17 h, soir: 13 h à 22 h 30, nuit: 21 h à 8 h). Le week-end (forte affluence de patients), il y a un service intermédiaire supplémentaire de 12 à 20 heures. Chaque tranche horaire est couverte par un médecin-assistant et un deuxième médecin-assistant dans le service, du lundi au vendredi de 7 h 30 à 17 h. 600 EPT sont prévus pour cela. Cela est-il suffisant?

En supposant que tous les services – sauf les services de nuit – correspondent de par leur durée à un jour de travail normal (c’est-à-dire en moyenne entre 9 et 10 heures de travail), on peut procéder au calcul suivant:

  • services de jour sur 365 jours,
  • services de nuit sur 365 jours,
  • services à l’étage sur 250 jours (sans 10 jours fériés),
  • services intermédiaires sur 104 jours le week-end (et éventuellement 10 jours de travail pendant les jours fériés).

Il en résulte un total de 1’084 jours de travail à couvrir pour tous les services (de jour, intermédiaire, du soir et service à l’étage), ce qui correspond pour 220 jours ouvrables par année et médecin à 490 EPT. A cela viennent s’ajouter les services de nuit pour lesquels il faudrait calculer 235 EPT (respectivement un médecin en service de nuit, l’autre en compensation, pour 44 semaines productives par médecin). Cela représente au total 725 EPT nécessaires.

Ces équivalents plein temps seront si possible couverts, entre autres, par des postes à temps partiel. Sinon, la charge découlant des services du week-end et de nuit sera relativement grande.

De quelles expériences dispose-t-on en matière de logiciels pour la planification des services?

La convivialité et la flexibilité sont essentielles. De plus, il serait utile que les dispositions de la loi sur le travail soient consignées ou puissent l’être. Dans les hôpitaux, il y a normalement des personnes responsables de la saisie du temps de travail et des logiciels utilisés à cet effet. Ceux-ci peuvent aussi vous apporter un soutien pour répondre à des questions concrètes concernant le logiciel employé.

La plupart des hôpitaux en Suisse utilisent hélas des outils inadéquats (p. ex. Microsoft Excel, POLYPOINT, GeCoTime ou des macros programmés à l’interne). Cela cause des problèmes tels que des interversions d’horaires (du soir au matin), violations de la loi sur le travail (heures supplémentaires obligatoires, par exemple services de nuit de 14 heures) ou répartitions inéquitables au sein des équipes. Des problèmes qui pourraient être résolus avec un algorithme adapté. Il est intéressant de noter qu’il existe des logiciels Open Source avantageux, voire gratuits, qui permettent de résoudre des problèmes mathématiques de ce type (par exemple http://www.optaplanner.org, https://www.shiftplanning.com).

On peut donc résumer comme suit les trois exigences principales pour les logiciels de planification des services:

  • le droit du travail suisse est intégré comme « forte contrainte »,
  • le logiciel intègre des logiciels de calendrier (iCal, calendrier Google),
  • pas de dépendance de certaines plateformes (Mac, Windows, Android).