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Dienstplanung

Klug planen hilft allen

Wir unterstützen Spitäler

Die Dienstplanung ist mitentscheidend für gute Arbeitsbedingungen und die Einhaltung des Arbeitsgesetzes. Doch sie verlangt vertiefte rechtliche Kenntnisse. Diese sind in den Spitälern nicht immer ausreichend vorhanden. Dasselbe Problem stellt sich für die Personalabteilungen, wenn es um die Anforderungen des klinischen Alltags und die Arbeitsweise der Ärzteschaft geht.

Deshalb haben wir eine kostenlose Dienstplanberatung lanciert. Wir führen sie mit berufserfahrenen Ärztinnen und Ärzten unseres Verbands durch, die umfassend im Arbeitsrecht geschult sind. Das Angebot stösst in der Spitallandschaft auf grosses Interesse. Denn Dienstpläne, welche die Höchstarbeits- und Ruhezeiten respektieren, bringen:

  • höhere Patientensicherheit
  • grössere Zufriedenheit der Ärzteschaft mit ihrer Arbeitssituation
  • bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • weniger Wechsel von Ärztinnen und Ärzten in andere Berufszweige
  • stärkere Attraktivität und Position des Arbeitgebers auf dem Markt

Und so machen wir’s

Wir gehen vor Ort, um die Arbeitssituation konkret zu verbessern. Dabei beziehen wir sämtliche Beteiligte innerhalb des Spitals ein. Ziel ist eine sachliche, konstruktive Lösungssuche. Letztlich entsteht die Veränderung dann auf Initiative von innen: nämlich aufgrund des Wissens aller Beteiligten über die Probleme – was die Akzeptanz der Massnahmen erhöht.

Nach dem Start Ende 2014 mit ca. zehn Kliniken und Spitälern sind die Anfragen kontinuierlich auf über 20 pro Jahr angestiegen. Beratungen durch unser gegenwärtig dreiköpfiges Team erfolgen mittlerweile quer durchs Land. Angesichts dieses Erfolgs soll es langfristig in allen Regionen Dienstplanberaterinnen und -berater geben.

Machen wir’s richtig?

Die Kliniken und Spitäler können unsere Leistung im Nachgang per Umfrage beurteilen. Auf einer Skala von 1 (Bestnote) bis 4 erreichen die Zufriedenheit, die Kompetenz der Beratung und die Kommunikation im Schnitt Werte zwischen 1,14 und 1,35 Punkten. 75 Prozent berichten, die Dienstplanung habe sich bei ihnen verbessert. Feststellen lassen sich die positiven Effekte speziell bei der Einhaltung der 50-Stunden-Woche sowie der Anzahl erlaubter Arbeitstage in Folge, aber auch bei der Kompensation von Wochenenddiensten.

Fragen und Antworten

Wollen Sie mehr über konkrete Probleme bei der Dienstplanung und die Lösungen dafür wissen? Dann bitte weiterlesen! Und wenn Sie selber Fragen dazu haben: E-Mail an uns genügt!

Wie viele Dienste darf man am Stück absolvieren? Und wie wird gezählt? Ein konkreter Fall: 3 Nachtdienste am Wochenende (Freitagabend bis Montagmorgen), dann Montag frei (zum Schlafen), dann 3 Abenddienste (Dienstag bis Donnerstag), Freitag frei, dann zwei Wochenende Tagdienste, dann 4 Nächte.
Ist das gesetzeskonform?

Zum einen gilt es, die Grenze von maximal 50 Arbeitsstunden pro Woche einzuhalten. Dies würde auch die Woche vor diesen Diensten betreffen, denn dort müssten ebenfalls freie Tage eingeplant sein. Im geschilderten Fall wären die 50 Stunden in der ersten Woche überschritten, nur schon darum, weil faktisch an 6 von 7 Tagen gearbeitet wird (der Montag ist kein freier Tag). Pro Woche sollten jedoch in der Regel zwei Tage (ganz) frei bleiben.

Die Arbeitswoche lässt sich zwar schon auf mehr als 5 Tage ausdehnen, allerdings nur mit Restriktionen. So müsste etwa bei der Ausdehnung auf 6 Tage ein freier Halbtag geplant und die Limite von 50 Stunden respektiert werden, bei einer Erstreckung auf 7 Tage dürften die einzelnen Arbeitstage nicht länger als 9 Stunden dauern und es wären nachfolgend 83 Stunden frei zu gewähren. Die 50-Stunden-Grenze müsste dann innerhalb zweier Wochen eingehalten werden.

Zum anderen sind die Ruhezeitregeln anzuwenden, was sich anhand der Dienstlängen kontrollieren lässt. Und nicht zuletzt wäre es schlicht nicht sinnvoll, ein Dienstplankonzept auf der Basis einer so hohen Stundenzahl zu entwerfen. Zu empfehlen ist vielmehr eine Planung auf der Basis von 42 bis 46 Wochensollstunden, da in diesen Diensten der Weiter-/Ausbildungsanteil praktisch wegfallen dürfte. Fazit: Die in der Frage geschilderte Dienstplanung wäre so wohl nicht gesetzeskonform.

Ist es zulässig, 7 Tage hintereinander jeweils 9 Stunden zu arbeiten, dafür aber dann eine komplette Woche frei zu erhalten?

Die Verlängerung der Arbeitswoche auf 7 Tage ist unter gewissen Voraussetzungen möglich. So dürfen bei Tages- und Abendarbeit die einzelnen Tage nicht länger als 9 Stunden dauern, und im Anschluss an den 7. Tag sind mindestens 83 zusammenhängende Stunden als frei zu gewähren. Bei Nachtarbeit wären unter anderen Voraussetzungen auch längere Einsätze möglich. Insofern würde es gehen.

Wichtig ist indes, dass auch andere Aspekte Berücksichtigung finden. So zum Beispiel der Pausenbezug und die Wertung der Pause als Arbeitszeit, sofern der Mitarbeiter telefonisch erreichbar oder vor Ort bleiben muss. Oder die Frage, auf was für einer Wochensollstundenzahl diese beiden Wochen verrechnet würden. Es würde sich also lohnen, weitere Aspekte zu prüfen.

Wie viele Nächte darf ich in Folge arbeiten? Sind 7 zulässig?

Die gesetzlichen Bestimmungen ermöglichen sowohl die Verlängerung der Tages- und Abendarbeit als auch der Nachtarbeit auf 7 aufeinanderfolgende Tage.

Beim Nachtdienst darf die tägliche Arbeitszeit für den einzelnen Arbeitnehmer 9 Stunden nicht überschreiten, und sie muss, mit Einschluss der Pausen, innerhalb eines Zeitraums von 10 Stunden liegen. Ausnahme: Wenn ein grosser Teil reine Präsenzzeit darstellt und eine Ruhegelegenheit besteht, ist eine tägliche Arbeitszeit von maximal 10 Stunden innerhalb von 12 Stunden zulässig.
Die häufig gewählte Dienstaufteilung mit 7 Nachtdiensten gefolgt von 7 Kompensationstagen ist folglich zulässig, wenn die geschilderten Bedingungen erfüllt sind.

Wir erhalten für geleistete Wochenenddienste oder um Überstunden abzubauen Kompensationstage. Neuerdings muss man an solchen freien Tagen aber innert weniger Stunden einsatzbereit sein, sofern eine andere Assistenzärztin ausfällt. Ist das erlaubt?

Dies dürfte so nicht zulässig sein. Freie Tage zur Kompensation von Überzeit oder Wochenenddiensten müssen frei von Verpflichtungen zu Gunsten des Arbeitgebers sein, denn sonst können sie nicht als freie Tage gewertet werden. Tage mit Einsatzbereitschaft innert weniger Stunden sind Pikettdienste und entsprechend in der Dienstplanung auszuweisen und zu entschädigen.

Wie lange muss der Unterbruch zwischen zwei Arbeitstagen sein, damit er als freier Tag gilt (und nicht nur als Ruhetag zwischen zwei Einsätzen)? Reichen 24 Stunden, also z. B. von Freitag um 7 Uhr (Ende Nachtdienst) bis Samstag um 7 Uhr (erneuter Dienstbeginn)?

Die Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten. Das Arbeitsgesetz spricht in erster Linie von Ruhezeiten zwischen Einsätzen. Bei Arbeit in der Nacht kommen die Bestimmungen zur Nachtarbeit zur Anwendung. Zwischen zwei Einsätzen betragen die Ruhezeiten in der Regel 12 Stunden. Im vorliegenden Fall würde ein Arbeitsbeginn am folgenden Morgen die Vorgabe respektieren.

Ob dieser Tag nun jedoch als freier Tag zählen kann, ist wahrscheinlich mit Nein zu beantworten – schliesslich werden ja bereits 7 Stunden gearbeitet (plus Zeit als Nachtzeitzulage). Dieser Tag ist zudem kein Ersatzruhetag anstelle eines beispielsweise geleisteten Wochenend- bzw. Sonntagsdienstes. Wichtig wäre, den ganzen Dienstplan vor und nach der fraglichen Periode hinsichtlich Vereinbarkeit mit dem Arbeitsgesetz und den am betreffenden Spital unter Umständen zusätzlich geltenden Regeln anzuschauen.

Unser Tagdienst auf der Station wurde auf 9,2 Stunden gekürzt. Nach Abzug der Pause arbeiten wir somit 8,7 Stunden pro Tag. Wochenenddienste (Tag- oder Spätdienst) dauern je 10 Stunden. Jetzt werden wir häufig jedes zweite Wochenende für einen Dienst eingesetzt, ohne dass wir diesen kompensieren können. Die Begründung ist, dass wir nie länger als 6 Tage am Stück arbeiten und die 50-Stunden-Arbeitswoche auch über zwei Wochen eingehalten wird (5 x 8,7 Std. + 10 Std. + 5 x 8,7 Std. = 97 Std. in 2 Wochen). Gibt es eine Mindestanzahl freier Tage pro Monat oder Quartal? Und falls ja, zählen auch Ferientage dazu?

Es würde sich wahrscheinlich lohnen, diesen Dienstplan konkret zu analysieren. Die Beurteilung ist sonst schwierig. Dennoch scheinen auf den ersten Blick gleich mehrere arbeitsrechtliche Vorgaben nicht korrekt umgesetzt:

  • Die Pausenzeit beträgt offenbar 0,5 Stunden. Gesetzlich ist ab einer Arbeitszeit von 9 Stunden eine Pause von 1 Stunden verlangt. Die Pause darf allerdings aufgeteilt werden, wobei mindestens 0,5 Stunden am Stück zu beziehen sind.
  • Sonntagsarbeit erfordert in der vorhergehenden oder nachfolgenden Woche im Anschluss an die tägliche Ruhezeit als Kompensation eine wöchentliche Ruhezeit von 36 aufeinanderfolgenden Stunden (für Samstage gilt diese Regelung nicht).
  • Im Kalenderjahr sind mindestens 12 freie Sonntage zu gewähren. Sie können unregelmässig auf das Jahr verteilt werden. Es ist also grundsätzlich nicht verboten, jedes zweite Wochenende zu arbeiten, sofern die entsprechenden Kompensationen stattfinden.
  • Ferientage sind zusätzlich und unabhängig von diesen Regelungen zu gewähren und zählen nicht zu den Ruhetagen/freien Sonntagen.
  • Das Arbeitsgesetz spricht nicht von einer konkreten Anzahl oder Mindestzahl an freien Tagen pro Monat oder Quartal. Wie viele und welche Tage frei sein müssen, ergibt sich mehr oder weniger aus den vielen Wenn-Dann-Bedingungen des Arbeitsgesetzes und seiner Verordnungen. Eine Analyse des konkreten Dienstplans würde zeigen, ob die gesetzlichen Vorgaben eingehalten sind oder nicht.

Ist folgendes Dienstkonzept umsetzbar: Spätdienst 5 Tage – Nachtdienst 7 Tage – Kompensation 7 Tage – Spätdienst 5 Tage – Nachtdienst 7 Tage – Kompensation 7 Tage? Der Spätdienst dauert von 14 bis 22 Uhr, der Nachtdienst von 22 bis 8 Uhr (Wochenende: 18 bis 9 Uhr), und Kompensation bedeutet volle 7 Tage Abwesenheit. Der Nachtdienst würde so über der gesetzlichen Norm liegen, jedoch mit 7 Tagen Ruhezeit überkompensiert.

Ein solches Dienstplankonzept würde mehrere Konflikte mit dem Arbeitsgesetz mit sich bringen und wäre darum so nicht möglich. Unter anderem müsste zu viele Tage am Stück gearbeitet werden, und der Nachtdienst am Wochenende würde zu lange dauern.

7 Tage Nachtdienst (zu maximal 12 Stunden, Ruhezeit beinhaltend, alles inkl. Pause Arbeitszeit etc.) wären erlaubt, und ein System mit einer Woche frei nach einer Woche Nacht bringt viele Vorteile. Wenn dann in diesen zwei Wochen inklusive der Nachtzeitzulagen beispielsweise «nur» 84 bis 92 Stunden gearbeitet würde, so würde dies in den meisten Spitälern zwar zu einer formalen Überkompensation führen. Die tieferen Stundenzahlen lassen sich indes gut begründen, da in dieser Nachtdienstphase normalerweise kaum oder keine eigentliche Weiterbildung erfolgt. Die maximale Anzahl Arbeitstage wäre – unter gewissen Auflagen – 7. Normalerweise können diese Auflagen jedoch nicht eingehalten werden, siehe das Merkblatt SECO für Krankenanstalten und Kliniken.

Gibt es eine Richtlinie oder Erfahrungswerte, wie viele Stellenprozente im Vordergrunddienst notwendig sind, um einen 24-Stunden-Betrieb auf einer Notfallstation aufrechtzuerhalten?

Die Berechnung der minimal notwendigen Stellenprozente kann man wie folgt machen: Alleine die Abdeckung des Dienstsuchers bzw. die Anwesenheit eines Arztes während 24 Stunden schlägt pro Jahr mit 365 x 24 Std. = 8760 Std. zu Buche. Hinzu kommen die Nachtzeitzuschläge von mindestens 10 Prozent während der siebenstündigen Nachtarbeit. Oft werden auch höhere Prozentsätze gewährt. Damit kommen nochmals mindestens 255h zusammen. Ebenfalls in die Rechnung gehören die überlappenden Zeiten, bei einem Dreischichtsystem mit täglich 2 Schichtwechseln à je einer halben Stunde somit weitere 730 Stunden.

Summa summarum fallen dadurch für den 24-Stunden-Notfallbetrieb pro Jahr in der Regel mindestens rund 10’000 Stunden Arbeitszeit an. Dabei dürfte eine Ärztin/ein Arzt pro Jahr – unter Berücksichtigung von Ferien, Feiertagen, Weiter-/Fortbildung, Krankheitsausfällen, Militär etc. – etwa 44 Wochen effektiv produktiv arbeiten, was pro Jahr je nach Wochensollstundenzahl zwischen 1848 Stunden (42-Stunden-Woche) und 2200 Stunden (50-Stunden-Woche) bedeuten würde. Für die Planung des Notfalldienstes sollte man mit Ansätzen von maximal 46 Stunden rechnen, auch unter Berücksichtigung des Umstands, dass während der Zeit im Dienst eine spezifische Weiterbildung unrealistisch ist.

Somit wären bei einer Berechnung auf der Basis einer 46-Stunden-Woche im Idealfall ca. 500 Stellenprozente für die Abdeckung des Notfallbetriebs erforderlich.

Aktuell besteht bei uns ein Dreischichtsystem (früh: 7.30 bis 17 Uhr, spät: 13 bis 22.30 Uhr, Nacht: 21 bis 8 Uhr). Am Wochenende (hohes Patientenaufkommen) gibt es zusätzlich einen Zwischendienst von 12 bis 20 Uhr. Jede Schicht ist mit einem Assistenzarzt besetzt und zusätzlich mit einem zweiten auf der Station, dies von Montag bis Freitag von 7.30 bis 17 Uhr. Aktuell sind dafür 600 Stellenprozente geplant. Reicht das?

Angenommen, alle Dienste – ausser den Nachtdiensten – entsprechen von der Dauer her normalen bzw. ganzen Arbeitstagen (das heisst mit durchschnittlichen Arbeitszeiten zwischen 9 und 10 Stunden), kann man folgende Berechnung anstellen:

  • Tagdienste an 365 Arbeitstagen,
  • Spätdienste an 365 Arbeitstagen,
  • Stationsarbeit während 250 Arbeitstagen (ohne 10 Feiertage),
  • Zwischendienste an 104 Arbeitstagen am Wochenende (sowie eventuell 10 Arbeitstage an Feiertagen)

ergeben insgesamt 1084 abzudeckende Arbeitstage für Tag-, Zwischen-, Spät- und Stationsdienst, was bei 220 Arbeitstagen pro Jahr und Arzt 490 Stellenprozente bedeutet. Hinzu kommen die Nachtdienste, für die 235 Stellenprozente berechnet werden sollten (je eine Arzt in Nachtdienst, der andere in Nachtkompensation, bei 44 produktiven Wochen pro Arzt). Alles zusammen führt zu einem erforderlichen Total von 725 Stellenprozenten.

Idealerweise sollten diese Stellenprozente unter anderem mit Teilzeitstellen abgedeckt werden, da die Wochenend- und Nachtdienstbelastung ansonsten relativ gross sein wird.

Was für Tipps und Erfahrungen gibt es zu guter Dienstplanungssoftware?

Wichtig sind zunächst Übersichtlichkeit und Flexibilität. Zudem wäre es hilfreich, wenn die arbeitsrechtlichen Vorgaben hinterlegt bzw. hinterlegbar sind. In den Spitälern gibt es normalerweise Verantwortliche für die Zeiterfassung respektive für die dafür eingesetzten Programme. Diese können ebenfalls Unterstützung bei konkreten Fragen zur eingesetzten Software bieten.

Leider verwenden aber die meisten Spitäler in der Schweiz ungeeignete Tools (z. B. Microsoft Excel, POLYPOINT, GeCoTime oder selbst geschriebene Makros). Das führt zu Problemen wie Gegenschichten (von spät auf früh), Verstössen gegen das Arbeitsgesetz (obligatorische Überzeit, als Beispiel 14-stündige Nachtdienste) oder unfairen Einteilungen innerhalb des Teams, die man mit dem richtigen Algorithmus lösen könnte. Interessanterweise gibt es Open- Source-Software, die sich gerade für solche schwierigen mathematischen Aufgaben eignet und günstig oder sogar kostenlos ist (beispielsweise https://www.optaplanner.org, https://www.shiftplanning.com).

Zusammengefasst die drei Grundanforderungen an eine gute Dienstplanungssoftware:

  • Das Schweizer Arbeitsrecht als «hard constraint» ist einprogrammiert,
  • moderne Kalender-Programme sind integriert (iCal, Google Kalender),
  • keine Abhängigkeit von bestimmten Plattformen (Mac, Windows, Android).