PC al posto dei pazienti
Il PC al posto dei pazienti: questa è la realtà negli ospedali svizzeri. Oggi i medici, soprattutto quelli giovani, stanno più in ufficio che vicino ai pazienti. Così non va, afferma l’asmac che, con la campagna «Medicina, non burocrazia!» e il manuale che l’accompagna mostra soluzioni concrete e costruttive.
Il lancio della campagna «Medicina, non burocrazia!» ha avuto luogo nell’agosto 2017. Nella prima fase la campagna è stata focalizzata in modo particolare su ospedali e centri di perfezionamento professionale. L’obiettivo era sensibilizzare. Un opusculo spiegava come è possibile ridurre il lavoro d’ufficio a vantaggio dei pazienti e delle finanze. Meno amministrazione significa infatti anche meno costi. Inoltre, un gioco Scale e serpenti illustrava un po’ scherzosamente gli ostacoli burocratici che i medici devono superare per arrivare a stare accanto al paziente.
Al centro della seconda fase della campagna, dal settembre 2018, c’erano invece le soluzioni. L’asmac aveva selezionato tre ospedali, tra cui l’Ospedale Cantonale di Aarau, per mostrare concretamente le misure adottate e, soprattutto, che si è possibile cambiare le cose. Durante la sessione autunnale è stato organizzato anche un evento informativo a Palazzo federale, cioè nel luogo in cui vengono prese le decisioni che spesso comportano un ulteriore aumento del lavoro burocratico.
Nella terza fase, l’asmac ha elaborato un manuale basato sull’esperienza di due progetti pilota del Ospedale Cantonale di Aarau e del canton Friborgo. Il manuale fornisce proposte concrete su come implementare con successo un progetto di riduzione della burocrazia. Si tratta forse del modo più semplice per aumentare l’efficienza di un ospedale e, allo stesso tempo, aumentare la soddisfazione lavorativa dei medici e la qualità delle cure. Si tratta di uno strumento di facile utilizzo che può ridurre efficacemente la burocrazia. L’asmac sostiene inoltre direttamente ogni progetto portato avanti dai suoi soci.
Manuale «Medicina, non burocrazia!»
I nove documenti servono come base per il processo di progetto; ogni documento copre una parte diversa del processo completo, che consiste essenzialmente di sole quattro fasi. È consigliabile iniziare a leggere il manuale e scorrere brevemente tutti i documenti:
- Il manuale: descrive il contesto, la situazione iniziale e lo svolgimento del processo e mostra la procedura approssimativa.
- Il concetto: il concetto spiega l’idea di base, la procedura e l’organizzazione del progetto e viene presentato per prima cosa all’ospedale. A questo punto dovrebbe essere decisa insiemte una direzione del progetto.
- Il questionario sulla situazione esistente: il questionario serve a rilevare la situazione esistente e a raccogliere suggerimenti per le soluzioni e il potenziale di ottimizzazione. Esso è indirizzato ai medici.
- Analisi della situazione esistente: sulla base del sondaggio, la valutazione mostra la dimensione del problema sotto forma di grafici e tabelle.
- Presentazione analisi della situazione: con questa analisi si presenta la situazione iniziale dettagliata e si mostra il potenziale di miglioramento in diversi campi.
- Il workshop ideativo: durante il workshop si elaborano idee per i problemi.
- La raccolta di idee: nella raccolta di idee, le idee selezionate vengono elaborate come profili di progetto concreti.
- Questionario di misurazione dei risultati: questo sondaggio viene utilizzato per misurare se i cambiamenti hanno avuto successo dopo l’attuazione delle prime misure e per raccogliere feedback.
- La valutazione della misurazione dei risultati: con le risposte del sondaggio, i risultati vengono mostrati in grafici e tabelle.
- La conclusione del progetto: alla fine, vengono presentati i risultati del progetto.
Consulenza e contatto
Non è facile avviare e implementare un progetto di questo tipo in un ospedale. Il manuale è stato redatto sulla base di due esempi pratici, accompagnati dall’asmac. Tuttavia, ogni ospedale è diverso e ovunque possono sorgere nuove domande e difficoltà.
I soci asmac che desiderano realizzare un progetto «Medicina, non burocrazia!» riceveranno una consulenza personalizzata. Anche se avete solo qualche piccola domanda e incertezza, saremo lieti di sentire da voi via .
Soluzioni, cifre e fatti
Eppure qualcosa si può fare! Spesso infatti basta poco per ottenere notevoli miglioramenti. Tre ospedali mostrano in che modo riducono la burocrazia per recuperare tempo per la medicina. L’asmac si impegna affinché questi e altri esempi facciano scuola.
A seguito della campagna, a inizio 2018 è nato un gruppo di lavoro sul tema «Medicina, non burocrazia!». Dopo una riorganizzazione, la segreteria del reparto di medicina interna ora svolge compiti aggiuntivi a titolo sperimentale. Per quanto concerne la dettatura, ad esempio, la collaboratrice verifica i rapporti medici registrati su nastro. Se necessario, chiama il medico di famiglia del paziente per ottenere informazioni aggiuntive. In questo modo i giovani medici vengono sgravati e il team della segreteria svolge compiti più interessanti.
«Reduce to the max» è il nome di un gruppo di lavoro, creato nel reparto di Clinica medica, il quale raccoglie proposte migliorative dai medici assistenti e valuta se siano realizzabili. Le misure attuate vengono poi sottoposte a verifica. Una novità che si è già dimostrata efficace: il medico assistente può far inviare i documenti richiesti esternamente per e-mail alla segreteria che provvede a caricarli nel sistema informatico della clinica, eliminando il passaggio dal medico.
Inoltre, per l’assistenza ai pazienti sono previsti speciali coach: infermiere diplomate che pianificano la dimissione, coordinano i colloqui e garantiscono il flusso di informazioni. I coach fanno parte del reparto insieme ai medici assistenti. In tal modo c’è uno stretto contatto e uno scambio anche riguardo a visite dei capiclinica e decisioni. Per il resto si svolgono circoli di qualità per elaborare i progetti in modo interdisciplinare e presentarli a tutto il personale. Vanno citati, ad esempio, la semplificazione delle ricette e la registrazione dei medicinali al momento del ricovero.
Nell’ospedale grigionese sono stati fatti analizzare i tempi di elaborazione per la stesura dei rapporti nei reparti di chirurgia, ginecologia e ostetricia. Ecco il risultato: per l’emissione di un rapporto di dimissione erano necessari 13,5 giorni, mentre per la stesura bastavano 40 minuti. L’analisi, effettuata dalla società Leancom GmbH, ha evidenziato il grande numero di interfacce, richieste di chiarimenti e passaggi di approvazione, verifica e correzione.
Per questo sono stati visualizzati gli iter, registrando i flussi di informazioni, contando gli effettivi a disposizione e analizzando le procedure. La soluzione non ha richiesto né un progetto IT, né un nuovo sistema. È infatti molto più semplice: sono stati introdotti nuovi dittafoni digitali che permettono al personale di utilizzare l’infrastruttura in modo più utile ed efficiente, beneficiando inoltre di procedure semplificate e di una riduzione del numero di interfacce.
Per spostare l’attenzione dei medici assistenti dai compiti amministrativi alle esigenze mediche dei pazienti, il gruppo di lavoro dell’Ospedale Cantonale di Aarau, in stretta collaborazione con la segreteria del reparto, ha ridefinito e introdotto i compiti dei segretari di reparto. L’aumento della scolarizzazione sul sistema di dettatura interno, l’assunzione di compiti amministrativi come l’ottenimento di referti e risultati, la stesura di anamnesi e relazioni dettate, il coordinamento della riabilitazione e degli appuntamenti ambulatoriali dopo la dimissione, nonché il passaggio del telefono durante i turni di reparto hanno alleggerito il carico di lavoro dei medici e rafforzato la buona collaborazione con la segreteria di reparto.
Il lavoro quotidiano degli medici-assistenti deve essere incentrato sui nostri pazienti e non su questioni burocratiche, che negli ultimi anni sono diventate quasi dilaganti. Tuttavia, gli straordinari non dovrebbero essere generati, soprattutto per le questioni amministrative. Il progetto ha introdotto le segretarie di reparto, che contribuiscono in modo determinante ad alleggerire il carico di lavoro.
Gli MSA fungono da interfaccia tra i medici, il personale infermieristico e l’amministrazione e sollevano il personale dai propri compiti. Su delega dei medici, si occupano di vari compiti amministrativi e di documentazione, come il controllo dei rapporti di ammissione, l’ordinazione di documenti e la documentazione nel sistema ospedaliero. Di conseguenza, i medici possono risparmiare circa 30-40 minuti al giorno e dedicare più tempo ai pazienti. In piu, i medici fanno esperienza nella delegazione di compiti che im prima linea non sono il loro compito. Ulteriori informazioni sono disponibili nell’opuscolo (in Tedesco)
- Inselspital di Berna, Medicina interna generale: coordinatrici Care si recano al letto del paziente, accompagnano la visita e ricevono gli incarichi direttamente dai medici.
- Ospedali universitari di Ginevra (HUG), Pediatria: dettatura digitale/riconoscimento vocale.
- Ospedale Zollikerberg: Anamnesi interprofessionale (in tedesco) – Medici e personale infermieristico utilizzano una piattaforma comune per i dati dei pazienti. In questo modo si risparmiano molteplici chiarimenti e si evitano lacune nelle conoscenze.
- Ospedale cantonale dei Grigioni, pronto soccorso: con la piattaforma software sublimd (in tedesco), la cartella clinica viene inserita una sola volta ed è sempre a disposizione del personale medico. Così si riduce il tempo passato alla scrivania, a tutto vantaggio dei pazienti.
- Spital Tiefenau di Berna, clinica ortopedica: Gli Specialisti clinici (in tedesco) sgravano i medici assistenti dai compiti di routine come l’accettazione di pazienti e la definizione degli appuntamenti. In una seconda fase è previsto che svolgano anche mansioni mediche.
- Ospedale Civico di Soletta, pronto soccorso chirurgico: Medical Scribes (in tedesco) sono studenti di medicina a partire dal terzo anno di formazione, che aiutano i medici assistenti nel lavoro durante le ore marginali. I medici assistenti possono affidare ai loro “scrivani” compiti come la documentazione del colloquio medico-paziente.
- Ospedale cantonale di Lucerna, reparto interno Gestione rapporti e richieste (in tedesco): elabora le richieste mediche delle casse malati e delle assicurazioni complementari, contro gli infortuni e di invalidità. In tal modo è possibile gestire oltre 50’000 casi all’anno.
- Inselspital di Berna, pronto soccorso : ecare è un programma informatico, facile da utilizzare e che fa risparmiare tempo, il quale contiene diverse funzionalità come, ad esempio, uno scanning tool e un sistema di dettatura per tutti i computer. Le funzioni del programma vengono inoltre costantemente ampliate.
Che i medici ospedalieri dedichino troppo tempo alla burocrazia non è solo un’opinione. Alcuni studi dimostrano con cifre e fatti tale tendenza e le relative conseguenze. Ecco una selezione.
Schweiz
Sondaggio asmac: 1. sondaggio sulla burocrazia e amministrazione nei ospedali
asmac Svizzera, autunno 2023
Studie: Der administrative Aufwand in den Spitälern
(Studio: il lavoro amministrativo negli ospedali, in tedesco)
(su incarico della FMH)
gfs.bern, 2019
Arbeitsbelastung der Assistenz- und Oberärztinnen und -ärzte: Mitgliederbefragung 2017
(Il carico di lavoro dei medici assistenti e capiclinica: sondaggio tra i soci 2017, in tedesco)
Management Summary
DemoSCOPE, Adligenswil, 2017
Sparen: zuerst bei den Strukturen, zuletzt bei den Patienten
(Prima i risparmi strutturali e poi le restrizioni, in tedesco e francese)
Jürg Schlup, Bollettino dei medici svizzeri, 21 febbraio 2018, in tedesco e francese
Begleitstudie 2017 anlässlich der Einführung von SwissDRG, TARPSY und ST Reha
(Studio concomitante 2017 in occasione dell’introduzione di SwissDRG, TARPSY e ST Reha (in tedesco)
(su incarico della FMH)
gfs.bern, 2018
Entwicklung der Anstellungsbedingungen
(Evoluzione delle condizioni di assunzione, in tedesco e francese)
Thomas Eichenberger, Bollettino dei medici svizzeri, 4 ottobre 2017
Assistenzärzte: 90 Minuten am Patientenbett
(Medici assistenti: 90 minuti accanto ai pazienti, in tedesco)
The “Rösti”-Study: a time motion study comparing the allocation of time of internal medicine residents in two Swiss hospitals (in inglese)
Ospedali di Baden e di Losanna, 2017
Allocation of Internal Medicine Resident Time in a Swiss Hospital:
A Time and Motion Study, the Médical Day (MeDay) Study (in inglese)
Wenger Nathalie, Università di Losanna, 2017
Internazionali
«Überlastung führt zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen»
(«Il sovraccarico di lavoro causa problemi di salute», in tedesco)
MB-Monitor 2019, Marburger Bund, Berlino
Befragung junger Angestellter in Krankenhäusern — vorläufige Ergebnisse des Forschungsprojektes
(Sondaggio tra giovani impiegati negli ospedali – risultati provvisori del progetto di ricerca, in tedesco)
Ricerca BGW, Amburgo, 2018
Beyond Burnout — Redesigning Care to Restore Meaning and Sanity for Physicians
(in inglese)
Wright Alexi A./Katz Ingrid T., The New England Journal of Medicine, 25 gennaio 2018