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Pianificazione del servizio

Una pianificazione intelligente serve a tutti

Forniamo supporto agli ospedali

La pianificazione del servizio è un aspetto determinante per garantire buone condizioni di lavoro e il rispetto della legge sul lavoro. Sono però necessarie approfondite conoscenze giuridiche, che negli ospedali non sempre sono disponibili in misura sufficiente. Lo stesso problema si pone per gli uffici del personale quando si tratta di affrontare le esigenze della quotidianità clinica e il modo di lavorare del corpo medico.

Per questo abbiamo lanciato un’offerta di consulenza gratuita sulla pianificazione del servizio. La svolgiamo con l’ausilio di medici esperti della nostra associazione che hanno un’ampia formazione in materia di diritto del lavoro. Il servizio ha riscosso grande interesse in ambito ospedaliero, perché piani di servizio che rispettano gli orari massimi di lavoro e i tempi di riposo garantiscono:

  • una maggiore sicurezza per i pazienti
  • maggiore soddisfazione dei medici rispetto alla propria situazione lavorativa
  • una migliore conciliabilità della professione con la vita privata
  • meno passaggi di medici ad altri settori professionali
  • la possibilità per il datore di lavoro di profilarsi positivamente sul mercato.

Ecco cosa facciamo

Ci rechiamo sul posto per migliorare concretamente le condizioni di lavoro. Coinvolgiamo tutte le parti interessate all’interno dell’ospedale. Lo scopo è la ricerca di una soluzione con un atteggiamento obiettivo e costruttivo. Al termine del lavoro, il cambiamento nasce come risultato di un’iniziativa interna alla struttura: cioè sulla base della consapevolezza dei problemi da parte delle persone interessate, aumentando il grado di accettazione delle misure.

Dopo l’avvio alla fine del 2014, con ca. dieci cliniche e ospedali, le richieste sono aumentate costantemente fino ad arrivare a oltre 20 all’anno. Ormai il nostro attuale team di tre persone svolge consulenze in tutta la Svizzera. In considerazione di questo successo, è previsto che a lungo termine ci siano consulenti per la pianificazione del servizio in tutte le regioni.

Svolgiamo un buon lavoro?

Le cliniche e gli ospedali hanno la possibilità di valutare a posteriori il nostro lavoro tramite un sondaggio. Su una scala da 1 (nota migliore) a 4, il grado di soddisfazione, la competenza della consulenza e la comunicazione ottengono mediamente valutazioni comprese tra 1,14 e 1,35 punti. Il 75% degli intervistati riferisce che la pianificazione del servizio è migliorata. Si possono constatare effetti positivi soprattutto per quanto concerne il rispetto della settimana di 50 ore e il numero dei giorni lavorativi consecutivi, ma anche riguardo alla compensazione degli impieghi nel fine settimana.

Domande e risposte

Desiderate saperne di più sui problemi specifici della pianificazione del servizio e le relative soluzioni? Allora continuate a leggere! E se avete delle domande al riguardo inviateci un e-mail.

Quanti turni di servizio consecutivi è consentito svolgere? E come si contano? Un caso concreto: 3 turni di servizio notturni nel weekend (da venerdì sera a lunedì mattina), poi il lunedì libero (per dormire), poi 3 turni di servizio serali (da martedì a giovedì), il venerdì libero, poi due turni di servizio diurni nel fine settimana, poi 4 notti. È conforme alla legge?

Da un lato va rispettato l’orario di lavoro massimo di 50 ore alla settimana. Tale limite riguarderebbe anche la settimana prima di questi turni di servizio, nella quale dovrebbero essere inseriti anche dei giorni liberi. Nel caso sopra descritto, nella prima settimana le 50 ore verrebbero superate, già solo per il fatto che il medico lavora 6 giorni su 7 (il lunedì non è un giorno libero). Invece, di norma, ogni settimana i giorni (completamente) liberi dovrebbero essere due.

È consentito infatti estendere la settimana di lavoro a più di cinque giorni, ma solo con delle restrizioni. Ad esempio, in caso di estensione a 6 giorni, va prevista mezza giornata libera e il limite di 50 ore deve comunque essere rispettato, mentre in caso di estensione a 7 giorni, le singole giornate di lavoro non possono durare più di 9 ore e andrebbero concesse successivamente 83 ore libere. In tal caso, il limite di 50 ore dovrebbe essere rispettato su un periodo di due settimane.

Dall’altro lato devono essere applicate le regole sui periodi di riposo, il cui rispetto può essere verificato sulla base della durata dei turni di servizio. Non da ultimo, sarebbe semplicemente poco opportuno elaborare un piano di servizio sulla base di un numero di ore così elevato. È invece raccomandabile una pianificazione sulla base di 42-46 ore di lavoro settimanali, dato che in questi turni di servizio la quota destinata alla formazione/al perfezionamento professionale verrebbe praticamente meno. Concludendo, il piano di servizio descritto nella domanda così com’è non sarebbe conforme alla legge.

È consentito lavorare 9 ore al giorno per 7 giorni consecutivi, ottenendo però poi un’intera settimana libera?

Il prolungamento della settimana lavorativa a 7 giorni è possibile a determinate condizioni. In caso di lavoro diurno o serale, le singole giornate non possono avere una durata superiore a 9 ore e, al termine del 7° giorno, devono essere concesse almeno 83 ore libere consecutive. In caso di lavoro notturno invece, sarebbero possibili anche turni più lunghi rispettando però altre condizioni. Il caso descritto sarebbe quindi consentito.

L’importante a tale proposito è che vengano presi in considerazione anche altri aspetti. Ad esempio il diritto alle pause e il conteggio delle pause nell’orario di lavoro se il lavoratore deve essere telefonicamente reperibile o presente sul posto. Oppure il fatto di sapere sulla base di quale orario di lavoro settimanale teorico verrebbero conteggiate queste due settimane. Varrebbe quindi la pena di valutare anche questi altri aspetti.

Quante notti consecutive è consentito lavorare? 7 notti sono ammesse?

Le disposizioni di legge consentono l’estensione a 7 giorni consecutivi sia del lavoro diurno e serale, che del lavoro notturno.

In caso di servizio notturno, l’orario di lavoro giornaliero per singolo lavoratore non deve superare le 9 ore e, includendo le pause, deve essere compreso in un periodo di 10 ore. Eccezione: se gran parte del tempo è costituito da semplice presenza e c’è la possibilità di riposare, è ammesso un orario di lavoro giornaliero massimo di 10 ore in un arco di 12 ore.

Quindi la sequenza, molto comune, che prevede 7 turni di servizio notturni seguiti da 7 giorni di compensazione è ammessa, se sono soddisfatte le condizioni sopra descritte.

Quanti giorni di compensazione o liberi spettano a un medico assunto a tempo parziale dopo un turno nel fine settimana?

Determinanti sono in primo luogo le modalità di assunzione. Ciò significa: è stata concordata la ripartizione del grado di occupazione in modo uniforme sulla settimana lavorativa, ad es. con giornate di lavoro più brevi (mezze giornate nel caso di un grado di occupazione del 50 percento), o l’accordo consiste in una riduzione dei giorni di lavoro (ad es. 3 giorni alla settimana per un grado di occupazione al 60 percento)? Nel caso di un grado di occupazione dell’80 percento spesso un giorno fisso alla settimana è sempre libero. Tuttavia, nel sistema di rilevazione degli orari, l’orario di lavoro teorico viene ripartito sistematicamente su 5 giorni.

Nel caso di turni nel fine settimana per lavoratori a tempo parziale, per poter calcolare il corretto numero di giorni di lavoro rimanenti durante la settimana, è necessario ricorrere al principio della compensazione dei turni per i lavoratori a tempo pieno. Bisogna chiarire quanti giorni liberi vengono concessi ai lavoratori a tempo pieno per ogni giornata nel fine settimana o fine settimana di servizio pianificata/o. Se tali lavoratori lavorano, ad esempio, entrambi i giorni del fine settimana, può accadere che – per rispettare le norme in materia di diritto del lavoro – sia necessario pianificare per loro due giorni liberi nella stessa settimana (al fine di rispettare l’orario di lavoro massimo) e un ulteriore giorno nella settimana successiva (per evitare una sequenza di 7 giorni di lavoro consecutivi). In questo esempio, la compensazione per i turni nel fine settimana ammonterebbe a 3 giorni e dovrebbe valere anche per i lavoratori a tempo parziale, al fine di garantire la parità di trattamento (un obbligo che, per i rapporti di lavoro di diritto pubblico, è sancito dal principio della parità di trattamento).

Se per la compensazione dei turni nel fine settimana esiste un principio chiaro, il calcolo/la pianificazione dei giorni di lavoro in caso di grado di occupazione part-time risulta facile. Si effettua cioè il calcolo dei giorni di lavoro da prestare ogni anno sulla base di un grado di occupazione a tempo pieno e poi si calcola in proporzione il numero di giorni di lavoro per un determinato grado di occupazione. Nella pianificazione deve poi essere preso in considerazione il numero di giorni risultante dal principio di compensazione dei turni nel fine settimana, pianificando durante la settimana un numero di giorni di lavoro in meno pari a quelli che avrebbero dovuto essere prestati secondo il grado di occupazione. Ciò non deve tuttavia obbligatoriamente avvenire nelle settimane con un turno nel fine settimana e nella settimana successiva, bensì può avvenire anche in altro modo previ accordi con il lavoratore. A tale proposito, l’assunzione a tempo parziale consente una maggiore flessibilità che non sussiste per i lavoratori a tempo pieno a causa delle norme di legge in materia di orario di lavoro e di riposo.

Concludendo, dopo un turno nel fine settimana, a un medico assunto a tempo parziale spetta lo stesso numero di giorni di compensazione o liberi che spetterebbe ai lavoratori a tempo pieno tenendo in considerazione le norme in materia di diritto del lavoro.

A fronte dei turni di servizio prestati nel fine settimana e degli straordinari otteniamo giorni di compensazione. Recentemente è stata tuttavia introdotta la norma per cui in tali giornate libere dobbiamo essere disponibili entro poche ore, nel caso un altro medico assistente sia assente. È permesso?

No, in questa forma, probabilmente non è permesso. I giorni liberi a compensazione di lavoro straordinario o di turni di servizio nel fine settimana devono essere esenti da obblighi a favore del datore di lavoro, perché altrimenti non possono essere considerati giorni liberi. I giorni con disponibilità al servizio entro poche ore sono considerati servizi di picchetto e devono essere indicati nel piano di servizio e rimunerati di conseguenza.

Quanto deve durare l’interruzione tra due giornate di lavoro, affinché sia considerata un giorno libero (e non solo un giorno di riposo tra due turni di servizio)? Bastano 24 ore, cioè ad esempio dal venerdì alle 7 (fine del turno di servizio notturno) al sabato alle 7 (inizio del turno di servizio seguente)?

Rispondere a questa domanda non è facile. La legge sul lavoro parla in primo luogo di durata del riposo tra due turni di servizio. In caso di lavoro durante la notte si applicano le disposizioni concernenti il lavoro notturno. Di norma il periodo di riposo tra due turni di servizio è di 12 ore. Nel caso descritto, la ripresa del lavoro la mattina successiva rispetterebbe tale disposizione.

Alla domanda se questa giornata possa contare come giorno libero, bisogna probabilmente rispondere di no – sono già state infatti prestate 7 ore di lavoro (più il tempo che conta come supplemento per il lavoro notturno). Questa giornata non è inoltre un giorno di riposo sostitutivo al posto, ad esempio, di un turno di servizio prestato . L’importante sarebbe esaminare l’intero piano di servizio prima e dopo il periodo in questione per valutarne la compatibilità con la legge sul lavoro e con le eventuali regole aggiuntive in vigore presso l’ospedale in questione.

Il nostro turno di servizio diurno in reparto è stato ridotto a 9,2 ore. Una volta detratta la pausa, lavoriamo quindi 8,7 ore al giorno. I turni di servizio nel weekend (diurni o serali) durano 10 ore ciascuno. Ora veniamo impiegati più frequentemente un fine settimana su due, senza alcuna compensazione. La motivazione è che non lavoriamo mai più di 6 giorni consecutivi e che la settimana lavorativa di 50 ore viene rispettata anche nell’arco di due settimane (5 x 8,7 ore + 10 ore + 5 x 8,7 ore = 97 ore in 2 settimane). Esiste un numero minimo di giorni liberi al mese o a trimestre? E, se sì, contano anche i giorni festivi? 

Varrebbe probabilmente la pena di analizzare concretamente questo piano di servizio. Altrimenti effettuare una valutazione è difficile. Tuttavia, a un primo sguardo, sembra che diverse disposizioni del diritto del lavoro non vengano rispettate:

  • la durata della pausa è evidentemente di 0,5 ore. La legge però, a partire da un orario di lavoro di 9 ore, richiede una pausa di 1 ora. La pausa può essere anche suddivisa, deve però durare come minimo 0,5 ore per volta.
  • Il lavoro domenicale deve essere compensato, durante la settimana precedente e quella successiva e immediatamente dopo il periodo di riposo quotidiano, con un periodo di riposo compensatorio settimanale di 36 ore consecutive (questa regolamentazione non si applica ai sabati).
  • Durante l’anno civile devono essere concesse come minimo 12 domeniche libere, che possono essere distribuite anche in modo irregolare durante l’anno. In linea di principio, non è quindi vietato lavorare un fine settimana su due, a condizione che vi siano le necessarie compensazioni.
  • I giorni di ferie vanno concessi in aggiunta e indipendentemente da queste regolamentazioni e non contano come giorni di riposo/domeniche libere.

La legge sul lavoro non parla di un numero preciso o minimo di giorni liberi al mese o per trimestre. Quanti giorni devono essere liberi e quali, risulta più o meno dalle molte condizioni «se-allora» poste dalla legge sul lavoro e dalle relative ordinanze. Un’analisi concreta del piano di servizio evidenzierebbe se le disposizioni di legge sono o meno rispettate.

È possibile e legale pianificare più di 50 ore di lavoro in una settimana se vengono compensate in quella successiva e l’orario di lavoro complessivo nelle due settimane è inferiore a 100 ore?

Dal punto di vista del diritto del lavoro, l’orario di lavoro va considerato in linea di principio sempre su base settimanale. L’orario di lavoro massimo di 50 ore deve quindi essere rispettato su base settimanale. Un superamento di tale limite per quanto concerne l’orario di lavoro/presenza programmato non è quindi consentito e lo stesso vale per l’estensione del periodo considerato a due settimane.

A livello di pianificazione dei fine settimana, le ore di lavoro pianificate in tali giorni devono essere compensate con tempo libero nell’ambito della stessa settimana. Se sono previsti servizi nel fine settimana di durata superiore a un quinto di una settimana lavorativa, nella stessa settimana deve essere pianificato più di un giorno di compensazione oppure i giorni lavorativi durante la settimana devono essere più brevi di un quinto dell’orario settimanale teorico. Cioè: la durata complessiva di tutti i turni pianificati nel corso di una settimana non deve superare l’orario di lavoro massimo consentito.

Per quanto concerne la considerazione su base settimanale, il diritto del lavoro prevede un’eccezione. Essa riguarda il prolungamento della settimana lavorativa a 7 giorni. In tal caso, eccezionalmente, l’orario di lavoro massimo non può essere superato nell’arco di due settimane, da cui risulta per le due settimane un massimo complessivo di 100 ore. Tale regola può tuttavia essere presa in considerazione solo se sono soddisfatti i requisiti per il prolungamento della settimana lavorativa: la singola giornata di lavoro diurno e serale non può durare più di 9 ore e per il lavoro notturno devono essere rispettate le regole del lavoro notturno.

Un’ulteriore avvertenza per la pianificazione di servizi di picchetto: nei turni nell’ambito di servizi di picchetto, l’orario di lavoro massimo può essere superato perché non ci sono turni concreti preventivamente pianificati. Al contrario, non è consentito mascherare ore di presenza o turni di lavoro pianificati dichiarandoli come servizio di picchetto. In generale, al fine di rispettare l’orario di lavoro massimo consentito, è consigliabile considerare già al momento della pianificazione il numero ore di lavoro che presumibilmente deriveranno dal servizio di picchetto.

È consentito pianificare orari di lavoro eccessivi come «compensazione» di eventuali ore in meno prestate precedentemente?

Il limite di ciò che è consentito pianificare come orario di lavoro è rappresentato dall’orario di lavoro massimo di 50 ore alla settimana. Non è consentito pianificare un numero di ore superiore. Ciò significa che le ore in meno rispetto all’orario di lavoro teorico previsto dal contratto possono essere recuperate tramite la pianificazione solo in misura limitata o non possono essere recuperate del tutto. Quest’ultimo caso si verifica se l’orario di lavoro teorico corrisponde all’orario di lavoro massimo previsto dalla legge. Viceversa, le ore di lavoro straordinario devono essere compensate con tempo libero almeno di uguale durata (oppure pagate).

In generale vale il principio che le ore in meno rispetto all’orario di lavoro teorico previsto dal contratto non imputabili al/alla collaboratore/trice non gli/le possono essere addebitate e non è consentito pianificare un numero di ore di lavoro che ecceda il limite previsto dall’orario di lavoro massimo consentito.

È consentito giuridicamente pianificare 64 ore di lavoro in un arco di sei giorni?

Sì, a condizione che tali sei giorni consecutivi non siano compresi in una settimana (dal lunedì alla domenica), bensì siano distribuiti su due settimane. La condizione è che vengano rispettati l’orario di lavoro massimo per settimana lavorativa e l’orario di lavoro massimo giornaliero.

Ho frequentato un corso di perfezionamento professionale esterno di sabato. La giornata è stata inserita nella pianificazione del servizio come perfezionamento professionale, ma le ore non sono state conteggiate. È corretto?

Per i medici assistenti, il perfezionamento professionale necessario per il conseguimento del titolo di medico specialista è da considerarsi parte dell’orario di lavoro poiché essi vi sono tenuti per legge – indipendentemente dal giorno della settimana. Se un giorno di perfezionamento professionale esplicitamente concesso in tale contesto cade in un fine settimana, va quindi conteggiato come orario di lavoro. Lo stesso vale per l’aggiornamento continuo dei capiclinica.

Il seguente piano di servizio è attuabile: turno di servizio serale per 5 giorni – turno di servizio notturno per 7 giorni – compensazione di 7 giorni – turno di servizio serale per 5 giorni – turno di servizio notturno per 7 giorni – compensazione di 7 giorni? Il turno di servizio serale dura dalle 14 alle 22, quello notturno dalle 22 alle 8 (nel fine settimana: dalle 18 alle 9) e compensazione significa 7 giorni pieni di assenza. Il turno di servizio notturno sarebbe così superiore a quello previsto per legge, ma sovracompensato da 7 giorni di riposo.

Un piano di servizio di questo tipo comporterebbe diversi conflitti con la legge sul lavoro e non sarebbe quindi realizzabile. Tra l’altro, sono previsti troppi giorni di lavoro consecutivo e il turno di servizio notturno nel fine settimana avrebbe una durata eccessiva.

7 giorni con turno di servizio notturno (fino a un massimo di 12 ore, includendo il riposo, il tutto compresa la pausa conteggiata come orario di lavoro ecc.) sarebbero consentiti e un sistema con una settimana libera dopo una settimana di lavoro notturno comporta molti vantaggi. Se poi in queste due settimane, si lavorasse «solo» 84-92 ore, inclusi i supplementi per il lavoro notturno, nella maggior parte degli ospedali ciò causerebbe formalmente una sovracompensazione. Il numero di ore ridotto potrebbe essere ben giustificato dal fatto che, nel periodo di servizio notturno, normalmente non si svolge alcun perfezionamento professionale o quasi. A determinate condizioni, il numero massimo di giorni lavorativi potrebbe arrivare a 7. Normalmente tuttavia non è possibile rispettare tali condizioni, vedi a questo proposito il Promemoria SECO per gli ospedali e le cliniche.

Esiste una direttiva o dei valori di riferimento riguardo alla percentuale di occupazione necessaria per poter mantenere in essere un servizio 24 ore su 24 in un pronto soccorso?

Il calcolo della percentuale di occupazione si può effettuare nel seguente modo: la sola copertura del picchetto o la presenza di un medico per 24 ore corrispondono a 365 x 24 ore = 8’760 ore all’anno, alle quali si aggiungono i supplementi per il lavoro notturno di almeno il 10% durante le 7 ore di lavoro notturno. Spesso il supplemento accordato è più elevato. Ciò equivale a ulteriori 255 ore come minimo. Nel calcolo vanno considerati anche le sovrapposizioni degli orari che, in un sistema a tre turni con 2 cambi di turno quotidiani di mezz’ora ciascuno, ammontano a ulteriori 730 ore.

Summa summarum, un servizio di pronto soccorso aperto 24 ore su 24 richiede di norma almeno 10’000 ore di lavoro all’anno. Considerando che – tolti ferie, giorni festivi, perfezionamento professionale e aggiornamento continuo, assenze per malattia, militare ecc. – un medico presta circa 44 settimane di lavoro produttivo effettivo all’anno, si arriverebbe sulla base dell’orario settimanale di lavoro a un numero di ore di lavoro annuali compreso tra 1848 (settimana di 42 ore) e 2200 (settimana di 50 ore). Per la pianificazione del servizio di pronto soccorso sarebbe bene conteggiare non più di 46 ore settimanali, anche in considerazione del fatto che è poco realistico prevedere lo svolgimento di un perfezionamento professionale specifico durante il servizio.

Pertanto, sulla base di una settimana di 46 ore, per la copertura del servizio di pronto soccorso sarebbe idealmente necessaria una percentuale di occupazione pari a ca. 500 .

Attualmente da noi c’è un sistema a tre turni (mattina: dalle 7:30 alle 17, pomeriggio: dalle 13 alle 22:30, notte: dalle 21 alle 8). Nel fine settimana (elevato numero di pazienti) c’è anche un turno di servizio intermedio dalle ore 12 alle 20. Ogni turno è coperto da un medico assistente e da un secondo medico in reparto, dal lunedì al venerdì, dalle ore 7:30 alle 17. Attualmente è prevista una percentuale di occupazione pari a 600. È sufficiente?

Supponendo che tutti i turni di servizio – eccetto quelli notturni – abbiano la durata di giorni di lavoro normali (cioè con orari di lavoro medi compresi tra 9 e 10 ore), si può effettuare il seguente calcolo:

  • turni di servizio diurni su 365 giorni,
  • turni di servizio serali su 365 giorni,
  • lavoro in reparto su 250 giorni (senza 10 giorni festivi),
  • turni di servizio intermedi su 104 giorni lavorativi nel fine settimana (nonché eventualmente 10 giorni lavorativi nei giorni festivi).

Ne risulta complessivamente un totale di 1084 giorni di lavoro da coprire per tutti i turni di servizio diurni, intermedi, serali e in reparto il che, considerando 220 giorni di lavoro all’anno e per medico, significa una percentuale di occupazione pari a 490. A ciò si aggiungono i turni di servizio notturni per i quali dovrebbe essere conteggiata una percentuale di occupazione di 235 (un medico in servizio notturno, l’altro in compensazione del servizio notturno, considerando 44 settimane produttive per ogni medico). Complessivamente si arriva a una percentuale di occupazione totale necessaria di 725.

Idealmente, tale percentuale di occupazione dovrebbe essere coperta anche con posti a tempo parziale, perché altrimenti il carico di lavoro nel fine settimana e di notte sarebbe relativamente elevato.

Avete dei consigli e delle esperienze riguardo a un buon software per la pianificazione del servizio?

Aspetti importanti sono in primo luogo la chiarezza e la flessibilità. Inoltre, sarebbe utile se fosse possibile salvare i requisiti di legge. Negli ospedali normalmente ci sono dei responsabili della registrazione degli orari di lavoro e dei programmi utilizzati a tale scopo. Essi possono anche fornire supporto in caso di domande specifiche sul software utilizzato.

Purtroppo, la maggior parte degli ospedali in Svizzera utilizza tool inadeguati (ad es. Microsoft Excel, POLYPOINT, GeCoTime o macro scritte internamente). Ciò causa problemi come inversioni degli orari (dalla sera alla mattina), violazioni della legge sul lavoro (lavoro straordinario obbligatorio, ad esempio turni di servizio notturni di 14 ore) oppure suddivisioni non eque all’interno del team, che potrebbero essere risolti con l’algoritmo giusto. È interessante il fatto che esistono software open source adatti proprio a tali compiti matematici complessi e disponibili a prezzi convenienti oppure addirittura gratuitamente (ad esempio http://www.optaplanner.org, https://www.shiftplanning.com).

Riassumendo, ecco i tre requisiti principali per un buon software per la pianificazione del servizio:

  • che le norme di diritto del lavoro svizzere siano programmate come condizioni da rispettare;
  • che contenga moderni programmi per la gestione del calendario (iCal, Google Calendar);
  • che non dipenda da determinate piattaforme (Mac, Windows, Android).